Argo | Expense - Como prestar contas de um adiantamento
Após a aprovação da solicitação de adiantamento, é apresentado o status da despesa "Aguardando Lançamento" até que você faça o lançamento de todas as despesas realizadas e faça a prestação de contas.
Para prestar contas de um adiantamento, realize os passos a seguir:
1. Acesse o Argo;
2. Clique em Expense;
3. Em "Minhas prestações de contas", localize a solicitação desejada e clique em Aguardando Lançamento;
4. Clique em Criar Nova Despesa, localizado no canto superior direito da tela, ou em Lista de Despesas Existentes para selecionar uma despesa lançada previamente e prossiga conforme opção selecionada:
Dica! (Clique para abrir)Você pode lançar as despesas no dia a dia tanto na plataforma ou no aplicativo Argo Mobile e depois utilizar o recurso "Lista de Despesas Existentes" para incluir essas despesas em sua solicitação de reembolso.
Criar nova despesa
Lista de despesas existentes
Finalizar prestação de contas
Criar nova despesa
5. Selecione a despesa desejada e preencha as demais informações;
Informações:
- Para despesa de Quilometragem, informe apenas a Origem e o Destino e a plataforma calcula automaticamente o valor da despesa com base na quilometragem do percurso e o Valor por KM cadastrado pela sua empresa;
- Para cupons fiscais que possuem QR Code, é possível preencher o campo Chave de Acesso do Documento Fiscal com o número de 44 dígitos informados no cupom fiscal.
6. Marque a opção "Reembolsável" para considerar essa despesa na prestação de contas do adiantamento;
Dica! (Clique para abrir)
- Nesse momento, em Meus recibos, é possível selecionar um comprovante já cadastrado no sistema;
- Os formatos aceitos e o tamanho máximo do arquivo são mencionados logo abaixo de Enviar Recibo.
7. Clique em Anexo > Enviar recibo, anexe o comprovante desta despesa e clique em Salvar:
8. Clique em Adicionar para finalizar o lançamento dessa despesa e repita o processo para lançar as demais despesas;
9. Prossiga com a finalização da prestação de contas.
Lista de despesas existentes
5. Utilize os filtros para localizar a despesa desejada;
6. Selecione a despesa desejada e clique em Clique para adicionar;
7. Repita o processo para lançar as demais despesas e prossiga com a próxima etapa.
Finalizar prestação de contas
1. Após o lançamento de todas as despesas, confira no Resumo se você tem direito a um Reembolso ou se terá que realizar uma Devolução;
Como funciona?
Se as suas despesas foram maiores que o adiantamento que você recebeu, a diferença será apresentada na coluna de Reembolso. Caso as despesas tenham sido menores que o adiantamento, a diferença será apresentada na coluna de Devolução e o botão Anexar Comprovante de Devolução será apresentado no lado direito da tela para anexar o comprovante do depósito ou transferência.
2. Caso tenha que realizar uma devolução, clique em Anexar Comprovante de Devolução e anexe o comprovante do depósito ou transferência do valor apresentado na coluna Devolução;
3. Após lançar todas as despesas e anexar o comprovante de devolução (quando necessário), clique em Enviar para Aprovação;
Dica! (Clique para abrir)Você também pode Salvar e retomar a prestação de contas em outro momento.
4. Selecione o Aprovador e clique em Concluir.
Informação:após enviar as suas despesa para aprovação, o status da despesa passará para "Aguardando Aprovação". Somente após a aprovação, sua solicitação será encaminhada ao Financeiro para realizar o pagamento ou dar baixa da diferença devolvida.