Reserve | Enterprise - Como prestar contas de um adiantamento

Após a autorização da solicitação de adiantamento, é necessário realizar o lançamento de todas as despesas realizadas e fazer a prestação de contas.

📃 Informação: para prestar contas de um adiantamento, é necessário possuir um plano criado. Veja mais informações em Como criar um plano.

Para prestar contas de um adiantamento no Reserve Enterprise, realize os passos a seguir:

Lançar despesas

1. Acesse o Reserve Enterprise;

2. Clique em Registrar despesa:

3. Altere a empresa a ser cobrada, se necessário, selecione o tipo de despesa e informe uma descrição;

4. Clique em Inserir um Comprovante e anexe o comprovante da despesa;

📃 Informação: os formatos compatíveis são mencionados acima do botão Inserir um Comprovante.

5. Preencha os demais campos, conforme tipo de despesa selecionado;

📃 Informação: para despesa do tipo "Km Rodado", informe apenas a Origem e o Destino e a plataforma calcula automaticamente o valor da despesa com base na quilometragem do percurso e o Valor por KM cadastrado pela sua empresa.

6. Selecione uma forma de pagamento, insira uma observação, se necessário, e selecione o plano ao qual a despesa deve pertencer;

7. Clique em Salvar;

8. Repita o passo a passo para adicionar outras despesas.

Enviar prestação de contas para autorização

Após o lançamento de todas as despesas, é necessário enviar sua prestação de contas para autorização.

1. Na parte superior da tela, clique em Enviar Prestação de Contas > Sim:

2. Selecione o autorizador de cada despesa;

3. Clique em Enviar.

📃 Informação: nesse momento, o seu gestor é notificado para realizar a autorização. Se o valor das despesas for maior que o adiantamento que você recebeu, sua prestação de contas é encaminhada para o time Financeiro realizar o reembolso da diferença de valor. Após a baixa do reembolso, o seu plano é automaticamente fechado.

Caso o valor de suas despesas seja menor que seu adiantamento, é necessário realizar a devolução do saldo restante. Nesse caso, prossiga com a próxima etapa.

Inserir comprovante de devolução de saldo, caso necessário

1. Acesse novamente o plano desejado;

2. Clique na aba Pagamentos;

3. Em Devoluções, na coluna Valor, consulte o valor a ser devolvido;

4. Após realizar a devolução, clique em Inserir Comprovante e anexe o comprovante do depósito ou transferência:

📃 Informação: nesse momento, a devolução é encaminhada ao Financeiro para realizar a baixa da diferença devolvida. Após a baixa, o seu plano é automaticamente fechado.