Argo | Como cadastrar um usuário : Copastur

📃 Informação: Esta é uma funcionalidade exclusiva para usuários do tipo Admin.

Para cadastrar um usuário no Argo, realize os passos a seguir:

Cadastrar a estrutura de aprovação no Argo, se necessário

Cadastro de usuário no Portal Travel Hub, se necessário

Cadastrar usuário no Argo

⛔ Alerta! Se sua empresa possui integração com algum sistema de ERP que possibilite o cadastro automático de usuários no OBT Argo, não cadastre usuários internos manualmente. Caso haja necessidade urgente, sugerimos que realize o cadastro como "Terceiro"..

1. Acesse o Argo;

2. Clique em Configurações:

3. Clique em Cadastros Básicos > Usuário;

4. Certifique se o usuário possui ou não cadastro no OBT. Informe o Nome, Sobrenome ou E-mail e clique em Pesquisar;

⚠️ Importante! Esta pesquisa é fundamental para evitar cadastros duplicados que estavam inativos ou que estavam cadastrados com outro domínio de e-mail. Caso localize um usuário inativo ou com outro domínio, prossiga com sua ativação ou substituição do e-mail, além da atualização das demais informações com base na solicitação recebida.

5. Certificado que ele não possui um cadastro, clique no botão Novo+;

6. Preencha os dados de acesso e dados gerais:

📃 Informação: Se atente aos dados obrigatórios marcados com o sinal (*).

Login: preencha o padrão da sua empresa como e-mail corporativo ou nome.sobrenome do usuário. É importante que não utilize espaços;
Senha: preencha uma senha ou marque a opção "Gerar senha automática" e "Enviar e-mail ao usuário informando a senha";
Nome: preencha o primeiro nome do usuário;
Sobrenome: preencha o último nome do usuário e agnome, quando houver. Exemplo: Silva Junior; Ramos Sobrinho;
Nome completo: preencha o nome completo do usuário;
Matricula: preencha a matricula ou número de controle interno do colaborador;
Email: preencha o e-mail corporativo do usuário;
Grupos: selecione a opção desejada:
- Admin: usuário terá acesso e permissão para alteração de todos os cadastros que dizem respeito ao seu ambiente, com exceção dos campos “Políticas” e “Assinaturas”, além de acompanhar todas as solicitações. Geralmente essa é uma opção utilizada por gestores de viagem;
- Financeiro: possui permissão de informar e programar os pagamentos internos das despesas de adiantamento ou prestação de contas e visualizar relatórios, além de acompanhar as solicitações que está envolvido. Essa é um grupo para clientes que utilizam o múdulo Expense;
- Gestor: possui permissão para visualizar relatórios, mas não para alterar as configurações do ambiente;
- Usuário: utilizado para solicitantes, viajantes e aprovadores, com permissão e acesso somente nas solicitações que estiverem envolvidos.

⚠️ Importante! Como o usuário acessa o OBT Argo através do Portal Travel Hub, não devemos marcar as opções "gerar senha automática" e "enviar e-mail ao usuário informando a senha" e você pode usar uma senha padrão aleatória que não será utilizada pelo usuário. Isso porque, ao marcar essa opção, o usuário recebe um e-mail para redefinição de senha, permitindo que ele faça o acesso direto ao OBT, sem que tenha que acessar o Portal.

7. Preencha os dados complementares:

Terceiro (não é colaborador): marque essa opção quando o usuário não for colaborador da empresa, como por exemplo familiar de colaborador, clientes, fornecedor, etc.;
Solicitante: marque essa opção somente se o usuário puder criar solicitações para outros usuários;
Solicitante Master: marque essa opção quando o usuário não precisa de aprovação para nenhuma ação do sistema. Ao selecionar essa opção, é necessário selecionar também “Master Nacional" e/ou "Master Internacional” para definir qual solicitação este usuário não precisará de aprovação.

📃 Informação: caso possua alguma dúvida sobre o preenchimento destes campos, entre em contato com a equipe de Suporte a Produtos no Portal de Chamados da Copastur.

8. Preencha os dados da empresa:

Empresa: digite e selecione a empresa de débito que o usuário pertence;
Centro de Custo: digite e selecione o número do centro de custo;

📃 Informação: preencha os demais campos conforme o padrão utilizado pela sua empresa.

9. Clique em Salvar.

Editar perfil do usuário no Argo

Após cadastrar o usuário, é necessário editar o perfil do usuário para complementar as informações cadastrais mínimas exigidas pelo OBT e pela ANAC.

1. Ainda na tela do cadastro do usuário, no fim da página, clique em Perfil do Usuário;

2. Preencha as informações necessárias;

⚠️ Importante! Existem informações obrigatórias indicadas pelo OBT, abas destacadas com um alerta de atenção e dados obrigatórios destacados em vermelho conforme resolução nº 595 da ANAC. Veja mais informações em Como atualizar os dados pessoais do viajante.

3. Clique em Salvar.

Cadastrar a estrutura de aprovação no Argo, se necessário

Se a empresa possui estrutura de aprovação configurada por usuário, toda vez que um novo usuário for cadastrado no OBT, será necessário cadastrar uma nova estrutura de aprovação correspondente, informando o(s) aprovador(es) deste usuário.

⛔ Alerta! A configuração da estrutura de aprovação possui impacto direto na operação da sua empresa. Portanto, recomendamos que essa configuração seja feita pela equipe de Suporte à Produtos. Caso possua alguma dúvida, entre em contato com a equipe de Suporte a Produtos no Portal de Chamados da Copastur.

1. Ainda na tela de configurações, clique em Configurações Básicas > Estruturas de Aprovação;

2. Clique no botão Novo+;

3. Preencha as informações necessárias, conforme configurações de sua empresa:

Para Quem: em Usuário, selecione o usuário que acabou de cadastrar;
O quê: marque o quê será aprovado;
Como: marque o padrão utilizado pela sua empresa para o quê será aprovado.

4. Em lista de Aprovadores, selecione o responsável por aprovar estas solicitações e clique no botão Adicionar;

5. Caso haja mais aprovadores, selecione um aprovador e clique no botão Adicionar;

6. Clique em Salvar;

7. Caso necessário, repita esse processo para o fluxo internacional, marcando a opção "Internacional" e informando os respectivos aprovadores.

Cadastrar usuário no Portal Travel Hub, se necessário

Se a empresa utiliza o Portal Travel Hub, toda vez que um novo usuário for cadastrado no OBT, é obrigatório que cadastre este mesmo usuário no Portal, com exceção de usuários "Terceiros".

⛔ Alerta! Se sua empresa possui integração para cadastro automático de usuários no Portal Travel Hub, não cadastre usuários internos manualmente.

1. Acesse o Portal Travel Hub;

2. Clique sobre o seu nome no canto superior direito e depois em Configurações;

3. Clique em Usuários e pesquise o usuário pelo nome e e-mail para certificar que ele ainda não possui cadastro no Portal;

⚠️ Importante! Esta pesquisa é fundamental para evitar cadastros duplicados. Caso localize o usuário, clique em Acessar e prossiga com a conferência e atualização das informações.

4. Certificado que ele não possui um cadastro, clique em Cadastrar novo usuário;

5. Clique em Informações do Usuário [+] e preencha as informações necessárias;

Primeiro nome: preencha o primeiro nome do usuário;
Último sobrenome: preencha o último nome do usuário e agnome, quando houver. Exemplo: Silva Junior; Ramos Sobrinho;
Nome Completo: preencha o nome completo do usuário;
E-mail e MDM ID: preencha o e-mail corporativo do usuário;
Matricula: preencha a matrícula ou número de controle interno do colaborador;
Login: preencha o e-mail corporativo do usuário;
Código do Centro de Custo: preencha por padrão 01;
Sexo, Data de Nascimento e RG: preencha os dados do usuário;
Empresa: preencha por padrão Copastur;
Código de Origem: selecione a opção "Recebido Cliente";
Ativo: marque a opção "Ativo".

6. Clique em OBTs [+] e preencha as informações:

OBT: selecione a opção "Argo";
Login: copie exatamente como está cadastrado no OBT.

⚠️ Importante! Em caso de divergência no campo Login como, por exemplo, um espaço a mais, não haverá integração entre o Portal Travel Hub e o Argo.

7. Clique em Adicionar e Salvar.

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